Zarządzanie dokumentami w firmie, czyli właściwie co?
Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę ze swoich obowiązków, które są związane nie tylko z podstawową działalnością – musi on zadbać również o wiele pobocznych kwestii, które z jednej strony będą miały wpływ na funkcjonowanie firmy, a z drugiej pozwolą mu dostosować swoją działalność do obowiązujących w Polsce przepisów. Jednym z takich obowiązków jest prawidłowe zarządzanie dokumentami – czym jest i co wchodzi w skład tego dość szerokiego pojęcia? Sprawdźmy!
Zarządzanie dokumentami – obowiązek każdego przedsiębiorcy
Prawidłowy obieg dokumentacji w firmie to absolutna podstawa – dzięki szybkiemu dostępowi do różnego rodzaju umów, pism oraz akt pracowników, możliwe jest sprawne i bezproblemowe realizowanie codziennych zadań. Podstawą jeżeli chodzi o zarządzanie dokumentami jest ich odpowiednia archiwizacja – to obowiązek, wynikający z polskich przepisów prawnych. Niektóre dokumenty należy przechowywać nawet 50 lat, dlatego też przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie warunki do składowania wszelkiego rodzaju firmowych zbiorów.
Najpopularniejszym obecnie sposobem jest archiwizowanie papierowych dokumentów w specjalnie wydzielonych miejscach, co jednak jest bardzo kosztowne i często niemożliwe z logistycznego punktu widzenia. Dlatego też wiele firm decyduje się na nowoczesne rozwiązanie, jakiem jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów – dzięki niemu możliwe jest przechowywanie dokumentacji w e-archiwum, dzięki czemu dostęp do nich jest o wiele łatwiejszy. Jakie jeszcze korzyści daje to rozwiązanie?
- znacznie ułatwia korzystanie z dokumentacji – jej wyszukiwanie oraz wykorzystywanie w codziennych pracach jest szybsze i prostsze,
- pozwala usprawnić prowadzone działania, a pracownicy mogą w kilka osób jednocześnie pracować na jednym dokumencie,
- pozwala uniknąć ryzyka zgubienia dokumentów, a także ich zniszczenia,
- zapewnia lepszą ochronę danych osobowych, co ma duże znaczenie w związku z RODO,
- zapewnia oszczędność czasu oraz pieniędzy.
To jednak niejedyne rozwiązanie. Jeżeli mimo wszystko chcesz mieć do swojej dyspozycji papierową dokumentację, możesz skorzystać z usług zewnętrznej firmy, której specjalnością jest właśnie zarządzanie dokumentami. Posiada ona do swojej dyspozycji profesjonalne archiwum, w którym przechowa Twoje firmowe zbiory – dbając o takie szczegóły, jak temperatura czy wilgotność powietrza w danym pomieszczeniu.
To nie wszystko!
Zarządzanie dokumentacją w firmie to temat bardzo szerokie i w jego skład wchodzą również inne działania, takie jak:
- niszczenie dokumentacji, np. tej, która jest już nieaktualna,
- skanowanie danych, które jest niezbędne do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów,
- obsługa kancelarii i korespondencji,
- tworzenie e-teczek pracowników i wiele innych.
Jak wspomnieliśmy wyżej, nie musisz samodzielnie zajmować się tymi kwestiami – alternatywą będzie dla Ciebie skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w zarządzaniu dokumentami. Dzięki temu zostaniesz odciążony od wielu żmudnych obowiązków i zyskasz możliwość efektywniejszego rozwijania swojej działalności.
Pamiętaj jednak, że chcąc rozpocząć współpracę, która przyniesie Ci wiele korzyści, powinieneś wybrać profesjonalną firmę o dużym doświadczeniu – zapoznaj się więc dokładnie z jej ofertą, prześledź dotychczasowe realizacje, a także zapoznaj się z dotychczasowymi opiniami jej klientów. W ten sposób uda Ci się zyskać wiele korzyści i powalczyć o fotel lidera rynku z konkurencją!