Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest i jak pomoże Twojej firmie?
Rozwój przedsiębiorstwa to obowiązek każdego właściciela, a w XXI wieku otrzymuje on bardzo wiele narzędzi, dzięki którym jest to możliwe. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów, oferowany przez zewnętrzne firmy, dzięki któremu możliwe jest znaczne przyspieszenie i ujednolicenie procesów, przeprowadzanych w firmie. Sprawdźmy czym jest i w jaki sposób pomoże w rozwoju Twojego przedsiębiorstwa!
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to, mówiąc krótko i zwięźle, przeniesienie firmowej dokumentacji do komputera – dzięki temu jest ona dostępna w wersji elektronicznej, co znacznie usprawnia jej przesyłanie, odnajdywanie czy przechowywanie. Możesz w ten sposób korzystać z faktur, wniosków urlopowych, dokumentów kadrowych, reklamacji, korespondencji przychodzącej, a także dokumentacji wychodzącej – wszystko dostępne jest w systemie, a do dokumentacji dostęp mogą mieć uprawnione do tego osoby.
Co to daje? Przede wszystkim sprawny i bezproblemowy obieg dokumentacji – jest ona o wiele łatwiej dostępna dla poszczególnych pracowników, a także ułatwia odnajdywanie konkretnych informacji, a także wykorzystywanie ich w praktyce, np. do skuteczniejszej obsługi klienta. Nie musisz przedzierać się przez stosu akt, by znaleźć konkretne dane – wystarczy włączyć komputer i odnaleźć je w intuicyjnym systemie.
Jak elektroniczny obieg dokumentów pomoże Twojej firmie?
Oczywiście to niejedyne korzyści, jakie daje to nowoczesne rozwiązania. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie, zyskasz również:
- wsparcie organizacyjne procesów biznesowych, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie – będziesz mieć przy tym możliwość kontrolowania tego, w jaki sposób pracownicy załatwiają sprawy i uzyskiwania różnego rodzaju raportów,
- bardzo szybki dostęp do dokumentacji, a przy tym ograniczenie papierowych dokumentów do minimum,
- znacznie łatwiejsze przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, co wiązać się będzie nie tylko z większą wygodą, ale również o wiele mniejszymi kosztami, ponoszonymi przez przedsiębiorstwo,
- ciągłość śledzenia korespondencji, kontrolowanie dostępu do dokumentów, a także ich dostarczania czy odbioru.
Oczywiście to tylko część korzyści – możesz przecież skorzystać z również z usług firm, które wspomogą obieg dokumentów w firmie i np. zajmą się ich monitorowaniem, korygowaniem czy wskazywaniem obszarów, które można udoskonalić. Specjaliści, którzy wprowadzą elektroniczny obieg dokumentów w firmie, będą również w stanie doradzić Ci najlepsze rozwiązania i ujednolicić procesy zachodzące w firmie – a to będzie miało niebagatelny wpływ na jej rozwój.
Elektroniczny obieg dokumentów? Tylko ze sprawdzoną firmą!
Oczywiście polecamy to rozwiązanie w stu procentach, jednak tylko w przypadku, gdy będzie w stanie wdrożyć je specjalistyczna, doświadczona firma, mająca na swoim koncie wiele realizacji. Wybierz takie usługi, które będą szerokie i dostosowane do Twoich potrzeb, a także zapoznaj się z opiniami dotychczasowych klientów danej firmy – w ten sposób zyskasz pewność, że wszelkie działania zostaną przeprowadzone w odpowiedni sposób, a elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie będzie wdrożony prawidłowo.