Ewidencja czasu pracy kierowców – czym jest i jak ją sporządzać?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkiem każdej firmy zajmującej się transportem. Jednocześnie dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy. Jak tę ewidencję sporządzać?

Ewidencja czasu pracy kierowców – co to takiego?

Otóż, ewidencja czasu pracy kierowców to nic innego jak spis dotyczący godzin pracy zatrudnionych pracowników. Chodzi tu oczywiście o pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy. Ustawa wyraźnie informuje o tym, jakie są możliwe warianty prowadzenia tej ewidencji. Pracodawca ma do wyboru różne formy. Jest to:

• zapis na wykresach;
• wydruk danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
• plik pobrany z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
• rejestr opracowany na podstawie danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.

Istnieje też możliwość sporządzenia innych dokumentów, które będą potwierdzeniem czasu pracy i rodzaju wykonywanej czynności. Powinny jednak posłużyć do tego dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.

Jakie są cele prowadzenia ewidencji?

Przedsiębiorcy, którzy dopiero dowiedzieli się o konieczności prowadzenia takiej ewidencji, dopytują, czemu w ogóle ma to służyć i jak bardzo ewidencja ta jest ważna. Podstawowym celem jej prowadzenia jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na drogach. Chodzi tu o dobro samego kierowcy, jak i bezpieczeństwo innych uczestników ruchu. Każdy zdaje sobie sprawę z tego, że zmęczony kierowca stanowi zagrożenie dla siebie i innych. Dzięki ewidencji pracodawca może łatwo kontrolować, jak długo wybrany kierowca jest w trasie. Ponadto ewidencja ta chroni dobra pracownicze, a także ułatwia ustalanie wysokości wynagrodzenia. Mówi się nawet, że ewidencja czasu pracy kierowców jest skutecznym i wygodnym sposobem na optymalizację kosztów pracowniczych. W każdym razie zestawienie tych istotnych danych przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Ewidencja została wprowadzona dla ich wspólnego dobra.

Ewidencja czasu pracy kierowców – jak ją sporządzać?

Warto zacząć od tego, że czas pracy kierowcy jest liczony od momentu rozpoczęcia pracy, która obejmuje szeroki zakres wykonywanych czynności. Zaliczyć do nich można prowadzenie pojazdu, załadunek i rozładunek, nadzór i pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym, czynności spedycyjne, obsługę pojazdów i przyczep, a także inne prace, jakie kierowca podejmuje w celu wykonania zadania służbowego. Do tego dochodzą również formalności administracyjne oraz samo utrzymanie pojazdu w czystości. Do czasu pracy kierowcy wlicza się nawet czas przeznaczony na przerwę, która trwa 15 minut.

O formach, w jakich można sporządzać ten dokument, wspomnieliśmy już powyżej. Przy pierwszych próbach wydaje się to dość skomplikowane. Z biegiem czasu czynność staje się łatwiejsza. Zajmuje jednak sporo czasu. Na szczęście czynność tę można powierzyć fachowcom i zyskać czas na inne sprawy. Korzystanie z tych usług to gwarancja poprawności dokumentu i uzyskania go na czas. Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców są dość surowe.

Ewidencja musi być prowadzona regularnie, dla każdego pracownika – kierowcy. Nie ma znaczenia również podstawa prawna nawiązania stosunku pracy, a więc czy jest to umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy na przykład wybór.

Czym grozi brak ewidencji czasu pracy kierowców?

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców lub błędne jej sporządzenie to przede wszystkim kara grzywny. Wynosi od 1 000 zł do 30 000 zł. Należy pamiętać, że choć przedsiębiorca zapłaci tę karę i tak będzie musiał uzupełnić dokumentację. Kara go z tego obowiązku nie zwolni i to niezależnie od kwoty grzywny. Nie pozostaje więc nic innego, jak tylko wypracować sobie system sporządzania tego dokumentu lub wybrać firmę, która tym się zajmie. Nawet lepiej nie ryzykować i to zadanie powierzyć specjalistom.

Zapraszamy do współpracy. Mamy na swoim koncie wielu klientów, dla których systematycznie prowadzimy ewidencję czasu pracy ich pracowników.